Новая культура составления бюджета: ключ к переменам

Ясно, что традиционный процесс бюджетного планирования должен быть радикально изменен, чтобы он смог стать более здоровой основой аналитической системы, разработанной для оценки текущей деятельности компаний. Высшему руководству отводится важная роль в таких переменах. Задача состоит в превращении рутинной, сведенной к простому сложению чисел практики составления бюджета в такую систему, которая дала бы менеджерам центров ответственности полномочия для переоценки деятельности своих подразделений для оптимизации использования денежных средств.

Где отправная точка для компании? Высшее руководство должно создать обновленные инструкции по бюджетному планированию, которые могли бы содержать следующие положения:

1. решения, затрагивающие политику компании, следует сопровождать анализом их воздействия на бюджет. Каждый управляющий центром ответственности должен прилагать к своим рекомендациям "анализ воздействия", т. е. показывать, как затраты на новую систему, структуру или предложение отразятся на бюджете центра ответственности. Дополнительно необходимо исследовать причинно-следственные связи между принятием политических решений и работой производственных подразделений и центров ответственности, т. е. определять, как эти решения скажутся на ходе работы компании;

2. в центре обсуждения бюджета должны стоять предложенные цели и пути их достижения, а не требующиеся для этого ресурсы. При составлении бюджетных заявок менеджеры должны мыслить категориями всего проекта или программы. Это обеспечит беспристрастный взгляд на конечные цели и способы их достижения. Что еще более важно, менеджеры будут вынуждены думать обо всех аспектах производственной деятельности и связанных с ними затратах;

3. менеджеры центров ответственности должны отчитываться и отвечать не только за результаты работы своих подразделений, но также и за продуктивное использование вверенных им ресурсов. Бюджеты подразделений должны отражать этот факт, т. е. задачи должны быть четко сформулированы и в то же время обеспечивать гибкость в выборе методов и ресурсов для их выполнения, с учетом налагаемых бюджетом ограничений. Более информативные заголовки статей бюджета могут облегчить данную операцию. Отвечая за собственные бюджеты, менеджеры привыкают к образу действий, предполагающему нацеленность в будущее и каждодневное прогнозирование, которое основано на предположениях о потребностях для обеспечения работы на несколько месяцев вперед. Ответственность за управление собственными бюджетами и регулярные обязательные обзоры хода выполнения заданий должны обеспечить более оперативный контроль затрат по сравнению с ситуацией, когда бюджеты составлялись высшим руководством;

4. управляющие центров ответственности должны предоставлять лицам, принимающим решения, на выбор ясные альтернативы; эти предложения должны быть неотъемлемой частью заявок на ресурсы, поступающие от каждого подразделения. Альтернативы могут быть двух видов: