Учет всех перечисленных факторов требует от высшего руководства согласованных действий. Сложно принимать стратегические решения по следующим вопросам:
производство каких товаров или ассортиментов продукции следует прекратить, а каких - расширить?
существует ли необходимость дальнейшей автоматизации производственных или административных процессов?
как дальнейшие приобретения повлияют на организационную структуру и систему отчетности?
что лучше - производить самим или покупать "на стороне"?
какие рынки, рыночные сегменты или категории покупателей следует обслуживать?
какой уровень товарно-материальных запасов поддерживает или должна поддерживать компания?
По признанию некоторых компаний, в отличие от затрат, которыми сложно управлять, не прибегая к постоянным сокращениям, управление самой деятельностью компании и людьми {которые, собственно, и вызывают появление затрат) может быть более эффективным. Более того, деятельность компании должна подлежать более строгой оценке, включая и те сферы, которые ранее выводились из зоны критики. Это способствует лучшему пониманию сути деятельности, ее значимости и, в конечном итоге, выявлению источников накладных расходов. В результате переоценки компании смогут предоставлять более востребованные услуги, а также проводить хирургически точное усечение затрат вместо тупого и механистического поголовного сокращения.
Может оказаться, что высокая загруженность менеджеров не позволит им проводить тщательную проверку всех административных служб корпорации с периодичностью хотя бы раз в пять лет. Перед ними стоит выбор: либо уделять больше времени работе с уже существующей системой, заставляя циркулировать сопутствующую ей документацию, либо потратить некоторое время на снижение объемов документооборота до более приемлемого и реалистичного уровня. Очевидно одно: если накладные расходы на вспомогательные виды деятельности не регулировать, они будут возрастать. На самом деле, это является естественным следствием нормального функционирования любой организации.
Однако менеджеры ошибочно полагают, что деятельность, связанная с накладными расходами, по своей сути не поддается анализу и контролю, и не спешат решать эту проблему. С другой стороны, увеличение накладных расходов в компании приводит к трем негативным последствиям.
Рост организационных структур ведет к увеличению размеров и масштабов деятельности организации. Создавать новые виды деятельности всегда проще, чем сокращать их. При возникновении кризиса менеджеры центров ответственности просто перекладывают работу и связанные с ней затраты на другие подразделения организации, получают поощрение за проявленную инициативу, при этом фактически создавая ситуацию status quante (положение, которое было прежде). Кроме того, решения, принимаемые руководителями высшего звена, зачастую оторваны от реального положения дел на местах, например от происходящего в исследовательских лабораториях, центрах реализации, цехах заводов и компаниях клиентов.
Увеличение сроков окупаемости инвестиций продлевает время, необходимое для возврата вложенных средств. Нетерпеливые акционеры компании будут несколько лет ждать окупаемости и приумножения своих инвестиций. Не получив обещанную прибыль, акционеры потребуют немедленного сокращения затрат и в спешке "зарубят" важнейшие услуги и проекты, что, в свою очередь, только усугубит проблему. Руководители компаний уже давно жалуются на "близорукость" своих акционеров (как физических, так и юридических лиц), которые принимают решение о продаже своих акций, руководствуясь лишь размером очередных дивидендов.
Увеличение зависимости от систем отчетности заставляет менеджеров полагаться на формальные механизмы принятия решений и чрезмерно иерархические системы контроля, которые зачастую основаны на бумажных и электронных системах отчетности. Все чаще это приводит к тому, что документы, электронная переписка и т. д. оказываются важнее людей, поскольку, не находя возможности обсудить проблему лично, менеджеры и сотрудники просто обмениваются электронными сообщениями. При этом критики системы, в которой время тратится на чтение электронной почты и ответы на нее, сами увеличивают количество отчетов, электронных писем и форм.
военный санаторий пятигорск
