Феномен скрытых затрат
Все о методах управления: "целевое управление", "система планирования, составления программ", "функционально-стоимостной анализ" |
 |
Бывалые финансовые контролеры, знакомые с правилами игры, могут легко распознать эту уловку: затраты на проект или отдельные статьи превышают исходные цифры за счет преднамеренного или непредумышленного включения затрат, лишь косвенно связанных с проектом. В прошлом в качестве примера часто приводились затраты по автоматизации офисного или производственного оборудования. При оценке внедрения новых технологий финансовым контролерам в то время не хватало убедительных подтверждений перерасхода средств по данным статьям. Действительно, было трудно определить полезность и выгоды от внедрения новых технологий в работу офиса.
В настоящее время, когда возобновились атаки высшего руководства на центры обработки данных и отделы информационных систем управления с требованиями обеспечить большую отдачу от средств, расходуемых на И Т, а среднегодовой рост затрат на установку компьютерных мощностей составляет 10% в год, наблюдается более упорядоченный и аналитический подход к проблеме. Недавние исследования в США пролили свет на вопрос о том, почему затраты на обеспечение компьютерами конечных пользователей могут поглощать до 2% суммарной выручки от продаж. Причиной тому является фактор скрытых затрат. В то время как типичный бюджет на компьютеры может составлять от 4500 до 6000 долл. США за рабочую станцию, реальные затраты близки к 12 тыс. долл. США.
Как можно объяснить такие расхождения и можно ли составлять бюджет более точно? Три фактора позволяют лучше оценивать технологии и их влияние на прибыль.
1. Эффект от затрат на поддержку пользователей
Когда ИТ-эксперт центра ответственности тратит время на демонстрацию новой системы или объясняет другим сотрудникам, как исправлять ошибки, собственная работа эксперта не выполняется. Естественно, стоимость времени этого сотрудника не выделяется в отдельную статью и не выражается количественно где-либо в бюджете. Очень редко эффект "кривой обучения" при внедрении новых систем и бремя групповой подготовки сотрудников принимаются во внимание при составлении бюджета на весь проект.
2. Рост разнообразия аппаратного обеспечения и программ
Так как все больше компьютерного оборудования и программ закупается у разных производителей и разработчиков, неизбежно возникает вопрос, как объединить все это в единое интегрированное целое, не говоря уже об обучении персонала и защите информации. Неполадки, возникающие при сбоях в работе часто незначительны. Основная трудность заключается в обнаружении и устранении неполадок до нанесения ущерба основным или внутренним службам компании. Возрастающая сложность систем ИТ и программного обеспечения, а также частая практика изготовления производителями систем под заказ могут привести к тому, что вся конфигурация системы будет ненадежной и нерентабельной.
Один из ведущих банков Великобритании обнаружил, что разнообразие его компьютерного оборудования достигло такой степени, что банк имеет более 270 контрактов с поставщиками на обслуживание оборудования. Бремя администрирования и затрат по всем этим контрактам вынудило банк заключить договор на обслуживание и ремонт оборудования на 50 млн фунтов стерлингов с независимой компьютерной фирмой.
3. Обслуживание и содержание
Множественность систем означает множественность контрактов на обслуживание и разное время, требуемое на ремонт систем. Если глобальная сеть компании зависит от одновременного функционирования всех частей, возникнут проблемы простоев и дорогостоящих отключений системы. Подобные скрытые затраты могут обнаружиться в контрактах, обязывающих компании использовать строго определенную офисную и копировальную технику. Компании, подписавшие такие договоры, могут обнаружить, что удачная сделка в долгосрочной перспективе оказывается разорительно дорогой из-за:
На производстве методы технического обслуживания не всегда успевают угнаться за развитием производственных технологий, в результате возникают задержки и простои. Затраты на ремонт и обслуживание и не состоявшимися из-за простоев продажами редко учитываются в бюджетах. Однако многие эксперты в области менеджмента указывают на то, что затраты на обслуживание могут достигать 5% выручки от продаж.
Ранее выявление скрытых затрат, связанных с недостатками технического обслуживания, было относительно легким делом: явными признаками существования недостатков было создание чрезмерных запасов, дополнительное сверхурочное время работы, переговоры о дополнительных производственных мощностях или вовлечение в процесс производства сторонних производителей. Более четкий контроль над такими стремительно увеличивающимися затратами и внедрение производственных процессов, основанных на принципе "точно в срок" (just in time), позволили разрешить часть проблем. Но они также высветили опасность плохого планирования ремонтно-профилактических работ.
Традиционные системы учета затрат и расчета себестоимости мало чем могли помочь в решении проблемы. Эти системы имели тенденцию сосредоточиваться на производительности труда, а не на капитальных затратах и доходности. В последнее время уменьшение поставок продуктов с длительным жизненным циклом открыло дорогу товарам с неопределенной продолжительностью жизненного цикла. Но учет издержек не всегда успевал за этими изменениями. В настоящее время постоянные капитальные затраты и затраты на ИТ образуют все более весомый компонент конечной себестоимости продукта, а доля стоимости рабочей силы и материалов уменьшается.
Бюджетные решения о приобретении дорогостоящих технологических систем и оборудования имеют ограниченную ценность, если производственный процесс подвержен частым сбоям из-за недостаточных или не до конца продуманных мер по обслуживанию и ремонту таких систем и оборудования, при отсутствии кого-либо внутри компании, кто мог бы взять на себя полную ответственность.
Высшее руководство должно быть более бдительным при рассмотрении сметного предложения, чтобы обнаружить данный тип бюджетной уловки. Профилактический же подход заключается в предоставлении более четких указаний главам центров ответственности по разработке бюджета. Такие указания должны особо акцентировать внимание на долгосрочных затратах, таких как дизайн и разработка, внедрение и тестирование, и прочих расходах на восстановление, таких как реконструкция помещений. Текущие расходы, такие как содержание, обслуживание, обучение и прочие сопутствующие затраты, также должны быть расписаны в бюджете.
транспортная задача онлайн